Kærleikssamtökin (561215-1030) almannaheillafélag (fta) starfar sem óhagnaðardrifið félag.
Aðalnetfang þeirra er kls@kaerleikssamtokin.is,
Fyrir safnanir starf@kaerleikssamtokin.is,
Fyrir félagsmenn felagsstarf@kaerleikssamtokin.is,
Fyrir mál einstaklinga í gegnum deildina Mannréttindi mannrettindi@kaerleikssamtokin.is,
Fyrirspurnir er varða persónuupplýsingar personuvernd@kaerleikssamtokin.is.
Halda þau úti vefsíðunni www.kaerleikssamtokin.is og www.gedraskaniranlyfja.is.
Skammstöfunin „KLS“ er notuð hér yfir Kærleikssamtökin.
Skammstöfunin „pv-örst. KLS“ er notuð hér yfir persónuverndar- og öryggisstefnu félagsins.
Skammstöfunin „pvl.” táknar persónuverndarlög og „pvrg.” táknar persónuverndarreglugerð.
Tilgangur, markmið og umfang:
Tilgangur pv-örst. KLS er að öll vinnsla persónuupplýsinga innan félagsins, s.s. verklag, samþykki, umboð og samningar, sé í samræmi við pvl. og pvrg. hverju sinni.
Markmið með pv-örst. KLS er að upplýsa verklagið í kringum vinnslu persónuupplýsinga hjá félaginu. Pv-örst. KLS er hluti af stjórnarskipulagi félagsins og á að tryggja upplýsingar og leiðbeiningar innan félagsins sem og við utanaðkomandi aðila.
Umfang pv-örst. KLS nær til allra þeirra sem koma að félaginu, s.s stjórnarmönnum, trúnaðarmönnum, félagsmönnum, sjálfboðaliðum, vinnsluaðilum og umsækjendum. Einnig nær hún yfir samskipti við 3ja aðila í hvaða formi sem er, s.s. vegna mála félagsmanna við stofnanir eða sveitarfélög, við styrktaraðila og aðila sem stofna til samstarfs- og þjónustusamninga við félagið.
Öryggi og ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga hjá KLS:
Öryggisstefna KLS er fólgin í því að tryggja öryggi gagna og þar með vinnslu persónuupplýsinga, með rafrænni aðgangsstýringu, læstum skápum, rekjanleika með kerfisbundinni vistun skjala og fljótlegu aðgengi að skjölum. Einnig nær öryggisstefnan til upplýsingaflæðis og fræðslu ábyrgðaraðila til annarra stjórnarmanna, trúnaðarmanna og verkstjórnenda, hún nær yfir verklag á sameiginlegu rafrænu vinnusvæði stjórnar- og trúnaðarmanna (þ.e. tölvupóstur/netfang fyrir félagsmenn og afmörkuðu svæði í gagnagrunni), hún nær yfir aðgerðir gegn ofbeldi (viðbrögð, verklag og skráningar), verkefnaáætlanir, -stjórnun og verklagsreglur, reglulegt eftirlit og eftirfylgni skv. samningum sem félagið gerir við aðila innan og utan félagsins.
Kærleikssamtökin eru ábyrgðaraðili á allri meðferð persónuupplýsinga sem einstaklingar veita félaginu. Ábyrgðar- og/eða vinnsluaðilar afla samþykkis um vinnslu persónuupplýsinga við einstaklinga þegar ákveðið er að hefja formlega vinnslu innan KLS.
Ábyrgðaraðili sá, sem fjallað er um hér að neðan, er formaður KLS. Í sumum tilvika kemur vinnsluaðili að verkefni sem ábyrgðaraðili gerir vinnslusamning við. Vinnsla og upplýsingaöflun er í höndum ábyrgðar- og/eða vinnsluaðila og geta verið gefin munnlega í síma eða samtali, skriflega í sms-i, tölvupósti eða á netmiðlum. Er það samkomulag allra aðila hverju sinni.
Verklags- og siðarammi KLS sem og áætlanir um verkefni og reksturinn eru kynnt þeim sem koma að félaginu. Allir hópar sem tengjast KLS, þ.e. stjórnarmenn, trúnaðarmenn og félagsmenn, sjálfboðaliðar, vinnsluaðilar, starfsfólk, þjónustu- og samstarfsaðilar, skrifa undir umsókn, samþykki og/eða samning og þar með þagnar- og trúnaðarskyldu.
Geymsla, meðhöndlun og skráning gagna sem KLS vinnur með:
Viðtakendur og öryggi gagna með persónuupplýsingar sem KLS vinnur með:
Varðveislutími gagna hjá KLS:
Gögn um einstaklinga eru varðveitt hjá KLS svo lengi sem þörf þykir og miðast við tilgang hverrar vinnslu og aðstæðum einstaklings sem gaf leyfi fyrir vinnslunni, lögum og reglum sem kveða á um geymslutíma, s.s. bókhaldslög og öryggi gagna/öryggisbrests, s.s. pvl./pvrg. Einnig beiðnum er lúta að rétti einstaklings á eyðingu gagna ef til kemur sem og lögvarinna hagsmuna félagsins.
Til að gæta lögvarinna hagsmuna félagsins (6. tl. 9.gr. pvl. 90/2018 sbr. f) lið 6. gr. pvrg. 679/2016) vegna bréfaskrifta í málum einstaklinga, áskilur félagið sér rétt til að halda afritum af erindum sem félagið hefur búið til, sem ábyrgðaraðili hefur undirritað og sem eru merkt KLS. Öllum öðrum ótengdum skjölum ber að eyða skv. beiðni einstaklings ef til kemur.
Persónuupplýsingar sem KLS vinnur með – hvenær og hvað er skráð, heimild og lagaskylda:
1. Þegar haft er samband við KLS símleiðis, er (eftir atvikum og þörfum) nafn og símanúmer punktað niður og hvað fór fram í símtalinu. Ef ekki verður af frekari aðkomu KLS þá er þessum upplýsingum eytt. KLS tekur ekki upp símtöl.
2. Þegar haft er samband við KLS í gegnum sms eða með tölvupósti þá eru samskiptin geymd í þeim kerfum eða þau vistuð (eftir atvikum og þörfum) í gagnagrunni KLS.
3. Varðandi skráningar á vefsíðu KLS:
Þegar send er fyrirspurn/skilaboð á síðunni „Hafa samband“ þá fer sú skráning sjálfkrafa inn í tölvupóstakerfið. Ef nafn, netfang, sími er skráð, eru þær upplýsingar geymdar hjá KLS sem er óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Upplýsingarnar fara ekki í gagnagrunn hýsingaraðilans.
Þegar send er inn rafræn umsókn um félagsaðild þá fer sú skráning sjálfkrafa inn í tölvupóstakerfið. Þegar nafn, sími og mögulega netfang er skráð, eru þær upplýsingar geymdar hjá félaginu. Upplýsingarnar geymast ekki í gagnagrunni hýsingaraðila vefsíðunnar. Ef ekki verður af félagsaðild er ekki unnið með þær frekar.
Þegar einstaklingur sendir inn beiðni um að gerast mánaðarlegur styrktaraðili þá fer sú skráning sjálfkrafa inn í tölvupóstakerfið. Nafn, sími og mögulega netfang er skráð hjá félaginu, sem er óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Nafn og sími geymast ekki í gagnagrunni hýsingaraðila vefsíðunnar, en netfang geymist í póstlistakerfi þeirra.
Varðandi tæknilegar upplýsingar og vafrakökur þá safnast upplýsingar í tengslum við þann búnað sem notaður er fyrir vefinn, t.d. hvaða síður eru skoðaðar, IP-tölur, dagsetningar og tímalengd á vefnum. Vafrakökustefnu KLS er að finna þegar smellt er á „lesa meira“ þar sem vafrakökur eru samþykktar á vefsíðunni.
4. Vegna aðstoðar í gegnum deildina Mannréttindi með bréfaskriftum til sveitarfélaga og annarra stofnana er varða mál einstaklinga þá er í flestum tilvikum um að ræða almennar persónuupplýsingar, en í sumum tilvikum viðkvæmar persónuupplýsingar.
5. Í gegnum úrræði KLS í öðrum deildum er um að ræða aðstoð við persónulega uppbyggingu eftir áföll í lífinu með aðkomu, samvinnu, verkefnamöppu, virkni- og stuðningsúrræði og eftirfylgni. Getur þar bæði verið um almennar og viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða, oft gefnar munnlega í samtölum og sem eru eingöngu skráðar í verkefnamöppu sem er eign einstaklings.
Heimild til geymslu, skráningar og vinnslu persónuupplýsinga er ávallt veitt með umsókn, sérútbúnu samþykki hvort sem er á eyðublaði eða vefsíðu félagsins og/eða sérútbúnu umboði hjá KLS. Félaginu, ábyrgðaraðila og vinnsluaðila er óheimilt er að nota persónuupplýsingar umfram það sem umsókn, samþykki eða umboð nær til eða nota þær á milli deilda félagsins.
Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu hjá KLS er að hinn skráði hafi gefið samþykki sitt fyrir vinnslu almennra persónuupplýsinga (1. tl. 9.gr. pvl. 90/2018 sbr. a) lið 6. gr. pvrg. 679/2016) og í sumum tilvikum, skv. 3. tl. 3.gr. pvl., viðkvæmra persónuupplýsinga (1. tl. 11.gr. pvl. 90/2018 sbr. 2. a) lið 9. gr. pvrg. 679/2016) á sérstöku samþykktar- og fræðslublaði frá KLS.
Samþykki vegna bréfaskrifta byggir einnig á 5. gr. pvrg. 679/2016 sem er 1. tl. a) lögmæti, sanngirni og gagnsæi, b) takmörkun vegna tilgangs, c) lágmörkun gagna, d) áreiðanleika, e) geymslutakmörkun og f) heilleika og trúnaðar sem og 2. tl. ábyrgðarskyldu.
Heimild vegna vefsíðu byggir á 6. tl. 9.gr. pvl. 90/2018, sbr. f) lið 6. gr. pvrg. 679/2016, til að KLS geti veitt notendum sem heimsækja vefsíðu félagsins nauðsynlega virkni.
6. Upplýsingar við gerð samninga:
Heimild til vinnslu persónuupplýsinga vegna samninga hjá KLS byggir á 2.tl. 9. gr. pvl. 90/2018, sbr. b) lið 6. gr. pvrg. 679/2016 og er vegna félagsaðildar, sjálfboðaliða-, vinnslu-, ráðningar-, þjónustu- og samstarfssamninga hjá KLS. Lagaskylda félagsins er við 3ja aðila, s.s. ríkisskattstjóra, kortafyrirtæki, bókhaldskerfi og stéttarfélög.
7. Varðandi greiðslur til KLS (sala á bókum/styrktarvöru, félagsgjöld, styrkir):
Heimild til vinnslu byggir á 3.tl. 9. gr. pvl. 90/2018, sbr. c) lið 6. gr. pvrg. 679/2016. Lagaskylda er vegna sölu á bókum, í tengslum við rekstur KLS og skyldu skv. lögum 110/2021 um að halda skrá yfir félagsmenn.
Aðgangur að gögnum og Réttur til að afturkalla samþykki:
Ákvæði í persónuverndarlögum gefa einstaklingum ýmsan rétt varðandi persónuupplýsingar um sig, sem er þó misjafnt skv. lögunum. Getur verið um að ræða:
Einstaklingur sem hefur óskað eftir að KLS geymi sín gögn, getur hvenær sem er fengið þau afhent. Einstaklingur getur einnig fengið að sjá öll gögn sem KLS hefur ritað í máli viðkomandi með stuttum fyrirvara. Ef óskað er eftir afriti eigin gagna hjá KLS hefur félagið 30 daga til að afhenda afritin, þó með möguleika á lengri tíma sem skal þá tilkynnt skriflega og rökstutt.
Einstaklingur getur hvenær sem er afturkallað samþykki sitt skv. 3. mgr. 10. gr. pvl. 90/2018 sbr. 3. tl. 7. gr. pvrg. 679/2016 (ESB), einnig á grundvelli III. kafli. Réttindi skráðs einstaklings í pvrg.
Beiðni um afrit eigin gagna, sem og uppsögn á samþykki, skal berast með skriflegum hætti frá einstaklingnum sjálfum, t.d. bréf stílað á KLS, með sms-i í gsm 821-6174 eða tölvupóstur sendur á netfangið mannrettindi@kaerleikssamtökin.is
Vakin er athygli á því að afturköllun á samþykki sem hefur verið gefið, hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslunnar á grundvelli samþykkisins fram að afturkölluninni.
Eftirlitsaðili á persónuverndarlögum er Persónuvernd (www.personuvernd.is) þar sem hægt er að finna frekari upplýsingar. Vinsamlegast kynnið ykkur:
KLS leggur áherslu á samstarf í öllu starfi sínu, þar með að vinnsla á persónuupplýsingum sé réttmæt og sanngjörn, sem og að tryggja rétt einstaklinga er varðar ofangreind atriði. Vinsamlegast beinið fyrirspurnum um vinnslu persónuupplýsinga á netfangið personuvernd@kaerleikssamtokin.is
Skyldur KLS:
Stjórn KLS ber að tryggja að verklag innan félagsins sé í samræmi við persónuverndarlög hverju sinni. Er það gert með verklags- og siðaramma, persónuverndar- og öryggisstefnu, undirritaðri yfirlýsingu á þagnarskyldu, trúnaði og samþykki til vinnslu persónuupplýsinga, með yfirferð og uppfærslum á skjölum, með kynningum og fræðslu til félagsmanna og á vefsíðu, með eftirliti á samskiptum og verkefnum.
KLS starfar sem löggilt almannaheillafélag (fta) skv. lögum 110/2021. Það leiðir af sér skyldu til að halda félagaskrá yfir félagsmenn, færa bókhald og semja ársreikning, birta ársreikning og skýrslu stjórnar á vefsíðu félagsins ár hvert.
KLS ber að tryggja öryggi persónuupplýsinga og gagna innan félagsins. Engar upplýsingar eru veittar til 3ja aðila í fjárhagslegum tilgangi. Að öðru leyti ekki nema með samþykki einstaklings að undanskyldu ef um er að ræða lagabundna skyldu félagsins.
KLS skuldbindur sig til að halda skráningu á persónuupplýsingum í lágmarki, að afla eingöngu nauðsynlegra upplýsinga til að geta framfylgt því sem aðstoðin nær yfir og gert er samkomulag um, gera tæknilegar ráðstafanir og skipulag til að vernda persónuupplýsingar einstaklinga.
Réttur KLS:
Heimild til notkunnar á ógreinanlegum persónuupplýsingum, til að þrýsta á opinberar stofnanir og huga að mannréttindum og almannahagsmunum einstaklinga/hópa, byggir á 5. tl. 9.gr. pvl. 90/2018, sbr. e) lið 6. gr. pvrg. 679/2016, t.d. með frásögnum, viðtölum, erindum, aðgerðum og/eða samstarfi, án beinnar aðkomu einstaklinga, þó ávallt í samræmi við tilgang og markmið KLS.
Til að gæta lögvarinna hagsmuna félagsins, úrræði, lög, mannréttindakerfi og heildarlausnir KLS vegna almannahagsmuna með frásögnum, viðtölum, erindum, aðgerðum og/eða samstarfi, án beinnar aðkomu einstaklinga, byggir á 6. tl. 9.gr. pvl. 90/2018, sbr. f) lið 6. gr. pvrg. 679/2016.
KLS áskilur sér rétt að uppfæra og breyta eftir þörfum persónuverndarstefnu þessari án fyrirvara. Verður ný stefna sett inn á vefsíðuna (www.kaerleikssamtokin.is) með nýjum gildistíma. Við það dettur eldri útgáfa sjálfkrafa úr gildi. Með fyrirvara um villur.
Viðbót vegna samnings skráð 23.2.2023
Viðbót vegna samnings og lagagreina skráð 26.1.2023
Uppfærlsa samþykkt af stjórn 27.10.2022
Uppfærlsa samþykkt af stjórn 1.4.2022
Uppfærlsa samþykkt af stjórn 1.6.2021
Tók gildi 1.4.2019
♥ ♥ ♥
TILGANGUR FÉLAGSINS
Tilgangur og markmið félagsins er að gæta hagsmuna og reka félagsstarf fyrir einstaklinga sem eru félagslega einangraðir vegna fátæktar, heimilisleysis og áfalla, með áherslu á jaðarsetta og viðkvæma hópa í þjóðfélaginu.
♥ ♥ ♥